TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä
Pohjois-Karjalan osuuskauppa
Postiosoite: PKO, PL 102, 80101 Joensuu
Käyntiosoite: Nurmeksentie 2, 80100 Joensuu
Y-tunnus: 0168170-9

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
tietosuoja.pko@sok.fi

4. Rekisterin nimi
Padel Ässä asiakasrekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen asiakkaille, asiakasviestintään, palveluiden maksu-/laskutusprosessiin ja mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
• Tarjouskyselyjen vastaanottaminen ja niihin vastaaminen
• Tarjouksen, tilausvahvistuksen ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen ja laskutus
• Tuotteiden ja palveluiden toimitus
• Asiakkaan yhteydenottoihin vastaaminen
• Asiakastyytyväisyyden varmistaminen
• Suoramarkkinointi ja kohdennettu markkinointi
• Arvonnan tai kilpailun järjestäminen
• Tapahtumien (esim. padel-kilpailut, yritystapahtumat) hallinnointi
Suoramarkkinoinnissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:
• Palveluiden ja tuotteiden markkinointi
• Tapahtumakutsujen lähettäminen
• Potentiaalisten asiakkaiden kontaktointi

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään seuraavin perustein
Art. 6.1 b) Sopimus
tarjous, tilaus, tilausvahvistus ja toteutuneiden sopimusten kirjaaminen sekä laskutus.
Varaukset; vuorojen varaus- ja palvelutoiminta
Art 6.1 a) Suostumus
Suoramarkkinointisuostumus
Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa, tilausta tai palautetta. Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa. Suostumus osallistujan vastauksen, kuvan tai muun sisällön julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa.

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
• henkilön nimi
• syntymäaika
• sukupuoli
• sähköpostiosoite
• postiosoite
• laskutusosoite
• puhelinnumero
• IP-osoite
• luvat suostumukset (esim. suoramarkkinoinnin kieltäminen ja uutiskirjeet)

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
• Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkailta itseltään.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat mainittujen toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Arvonnan tai kilpailun osalta henkilötietoja säilytetään palkinnon arpomisen ja toimittamisen ajan. Tiedot poistetaan viimeistään kuukauden kuluessa.

13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet
• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
• Oikeus peruuttaa suostumus niiden tietojen osalta, joiden käsittelyyn ei ole muuta oikeusperustetta
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

14. Suostumuksen peruuttaminen

Siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu pelkästään suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus, milloin tahansa tämän kuitenkaan vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Varaus tai palvelu ei toteudu.

16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.