Pohjois-Karjalan Osuuskaupan kilpailu- ja arvontarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Karjalan Osuuskauppa

PL 102, 80101 Joensuu

Nurmeksentie 2, 80100 Joensuu

Y-tunnus: 0168170-9

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

3. Rekisteriasioita hoitava henkilön yhteystiedot

tietosuoja.pko@sok.fi

4. Rekisterin nimi

Pohjois-Karjalan Osuuskaupan kilpailu- ja arvontarekisteri

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja kerätään ja tallennetaan väliaikaisesti arvonnan tai kilpailun järjestämiseksi. Tietoja käytetään arvonnan tai kilpailun suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä mahdollisen palkinnon toimittamiseksi.

Kilpailuun tai arvontaan osallistujat myöntävät erillisellä suostumuksellaan kilpailun järjestäjälle oikeuden julkaista voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan ilman erillistä ilmoitusta tai korvausta kilpailun järjestäjän valitsemissa medioissa.

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Art. 6.1 a) Suostumus

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn osana kilpailua tai arvontaa

Suostumus voittajan nimen ja asuinpaikkakunnan julkaisemiseen kilpailun tai arvonnan järjestäjän valitsemissa medioissa

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• nimi

• puhelinnumero

• sähköpostiosoite

• lähiosoite

• postinumero

postitoimipaikka

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Nimi‐ ja yhteystiedot

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Henkilötiedot kerätään arvontaan tai kilpailuun osallistujalta henkilöltä itseltään arvonta‐ tai kilpailulomakkeen tai osuuskaupan/sen yksikön sosiaalisen median tilin kautta.

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä‐ ja tukipalveluiden tuottamisessa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa. Henkilötietoja käsitellään Suomessa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Kaikki kerätyt henkilötiedot tuhotaan palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään 1 kk kuluessa toimituksesta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin

• Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Oikeus tietojen poistamiseen

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

• Vastustamisoikeus

• Oikeus peruuttaa suostumus

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä kilpailun tai arvonnan järjestäneeseen tahoon.

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja‐ ja tietoturvallisuuskeinoja. Rekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S‐ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.