TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen)

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19

Pohjois-Karjalan osuuskauppa

Postiosoite: PL 102, 80101 Joensuu

Puh: 010 76 22000

Käyntiosoite: Nurmeksentie, 80100 Joensuu

Y-tunnus: 0168170-9

tietosuojavastaava@sok.fi

tietosuoja.pko@sok.fi

Antamasi tiedot kerätään ja tallennetaan Pohjois-Karjalan Osuuskaupan talouden asiakasrekisteriin. Henkilötietojasi käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

Tietoja käytetään laskuttamiseen, myyntireskontran hoitamiseen, luotonvalvontaan ja perintään.

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu asiakaslaskutussopimuksen sekä kirjanpitolakiin.

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.

Liikekumppanimasterdata:

• Liikekumppanin nimi

• Nimen tarkenne

• Nimen lisätarkenne

• Nimilyhenne

• Ylempi liikekumppani

• Liikekumppanin tunnus

• Y-tunnus, ALV-tunnus tai henkilötunnus

• Edellinen nimi

• Yhtiömuoto

• Asiakasryhmä

• Toimittajaryhmä

• Konsernikoodi

• Tunniste (mikäli ei Y-tunnusta, ALV-tunnusta tai henkilötunnusta

• Aloituspvm

• Enn.perintä voimassa

• Lopetuspvm

• Lopetussyy

• Lähiosoite

• Postinumero

• Postitoimipaikka

• Postilokero

• Postinumero (postilokero)

• Postitoimipaikka (postilokero)

• Maa

• Kieli

• Puhelin

• Telefax

• Sähköposti yleinen

• OVT -tunnus

• Bisnoden tietojärjestelmässä tarkasteltava tieto luottopäätöksentekoprosessissa:

• Henkilötunnus

• Maksuhäiriömerkinnän pvm

• Merkinnän aiheuttanut summa

• Merkinnän aiheuttaneen saatavan maksupvm

Luottotietojen tarkastus Bisnode Finland -portaali

Laskutusasiakkaan masterdatatiedot, SOK:n Orma -organisaatiomasterin Liikekumppanirekisteri

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, kirjanpitojärjestelmä

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden raportointijärjestelmän tietovarasto

Laskutusasiakkaan laskutus- ja myyntireskontratiedot, Talouden sähköinen arkisto

Vastaanottajaryhmät

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme sisäisiä ja ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä

osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään järjestelmätoimittajien konsulttien ja Intrum Justitian, SOK Palveluässän, SOK Talouden ja SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, poislukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

Kirjanpitolain arkistointivaateen mukainen

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin

• Oikeus tietojen oikaisemiseen

• Oikeus tietojen poistamiseen (elinkaaren päättyessä tai mikäli käsittely on lainvastaista)

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)

• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksista

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Käsittelyperuste ei ole suostumus vaan sopimus.

Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Laskutusasiakkuutta ei synny ilman sopimusta

Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Taloushallinnon järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.